Assistante de Direction - (H/F)
Qui sommes-nous ?
VYV³ Terres d’Oc est un organisme à but non lucratif qui assure une présence de proximité avec près de 80 services de soins et d'accompagnement déployés sur le Tarn, l'Ariège, le Lot, les Hautes-Pyrénées et le Tarn-et-Garonne en région Occitanie.
Nous accompagnons les personnes dans les champs suivants : Petite Enfance, Optique, Dentaire, Audition, Services d'Aide à Domicile, Soins Infirmiers à Domicile, Centres de rééducation et de réadaptation et Ehpad.
Quelques chiffres : 1200 salariés, 120 délégués élus, 50 métiers de la santé et de nombreuses opérations de prévention chaque année.
En rejoignant nos équipes, vous porterez nos orientations et nos valeurs humanistes, afin de favoriser l'accès pour tous à des soins de qualité, créer du lien et répondre aux nouveaux besoins sur notre territoire.
"Se mobiliser chaque jour, au cœur des territoires, pour prendre soin de chacun"
Vos missions
Le CRPA (Centre de Réadaptation pour Personnes Âgées) situé à Valence-d'Albigeois recherche un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet.
Missions :
1. Assistanat de Direction
Assister la Direction dans l'organisation de ses activités.
Gérer les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels.
Préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des actions.
2. Gestion administrative
Rédiger et gérer les documents administratifs.
Assurer l'accueil, le traitement des appels, du courrier et des e-mails.
Suivre les dossiers, les tableaux de bord, l'archivage et les validations.
3. Qualité et gestion des risques
Suivre les contentieux, réclamations et événements indésirables.
Participer à la démarche qualité, aux projets institutionnels et assurer la mission de référent(e) Vigipirate.
4. Communication
Mettre à jour les supports de communication et assurer le lien avec le service Communication.
Organiser les actions de communication interne et externe.
5. Encadrement
Encadrer les équipes administratives et coordonner leur activité.
Assurer la gestion du personnel et la coordination avec les services.
6. Missions transversales
Participer aux projets d'établissement, aux astreintes administratives et à l'amélioration continue de l'organisation.
Organisations de travail :
CCN 51 - FEHAP
Poste de jour
Temps complet
Statut cadre
Avantages de l'entreprise :
Réductions optique et audition au sein de nos magasins Écouter Voir,
Comité d'entreprise : chèques vacances, sorties, voyages, locations, réductions partenaires, tickets cinéma, chèques cadeaux, etc.
Mutuelle (coût salarié : 19 €/mois)
Prime transport
Forfait mobilités durables (vélo, trottinette électrique, covoiturage)
Prime de rappel
Formations
CET Retraite
Temps partiel bonifié (réduction du temps de travail avant le départ en retraite)
Médailles du travail
Congés supplétifs (fractionnement, pont et présentéisme), soit jusqu'à 30 jours potentiels de congés
Congés pour événements familiaux
Priorité d'accès aux offres d'emploi internes (SSIAD Albi, Castres, Valence-d'Albigeois, Cordes-sur-Ciel, EHPAD Valence-d'Albigeois, Centres de rééducation d'Albi et de Valence-d'Albigeois)
Et vous
Compétences attendues :
Maîtriser les outils bureautiques, informatiques et les logiciels métiers.
Connaître les techniques de gestion administrative, de classement et d'archivage.
Maîtriser les modalités d'accueil physique et téléphonique.
Appliquer les normes rédactionnelles et les techniques de prise de notes.
Utiliser les outils collaboratifs (agenda partagé, visioconférence, réseaux collaboratifs.
Organiser et gérer l'agenda d'un responsable ou d'une direction.
Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions et déplacements professionnels.
Collecter, traiter, classer, mettre à jour et diffuser les informations.
Définir et faire respecter les circuits de circulation de l'information.
Concevoir et assurer le suivi des procédures de classement et d'archivage.
Rédiger des supports de communication interne, des courriers, notes et comptes rendus.
Réaliser la gestion administrative des dossiers, du courrier et des documents numériques.
Assurer la transmission des informations auprès des interlocuteurs internes et externes.
Élaborer des tableaux de suivi et assurer le reporting de son activité.
Respecter les règles de confidentialité, de secret professionnel et de protection des données.
Qualités requises :
Faire preuve d'un excellent sens de l'organisation.
Savoir gérer les priorités et anticiper les besoins.
Faire preuve de réactivité et de polyvalence.
Être rigoureux(se) et méthodique.
Posséder de solides qualités rédactionnelles.
Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité.
Avoir un excellent relationnel et un sens de l'accueil développé.
Être force de proposition et contribuer à l'amélioration des organisations.
Faire preuve de dynamisme, de disponibilité et d'autonomie.
Savoir travailler en équipe et en transversalité avec les différents services.
Diplômes et expériences :
BTS Support à l'Action Managériale (SAM), BTS Gestion de la PME ou diplôme équivalent.
BUT/DUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA) ou Gestion Administrative et Commerciale.
Formation de niveau Bac +2 en assistanat de direction, assistanat de gestion ou validation des acquis de l'expérience (VAE) dans le domaine.
Licence en Management des Organisations ou diplôme équivalent appréciée.
Une première expérience sur un poste similaire, idéalement en établissement sanitaire ou médico-social, serait un atout.
Une expérience en encadrement d'équipe serait appréciée.
