[EHPAD]Agent administratif et d'accueil (H/F)
Qui sommes-nous ?
Rejoindre VYV3 c’est intégrer le premier acteur de santé de l’économie sociale et solidaire qui innove pour accompagner le plus grand nombre de citoyens au cours de toutes les étapes de leurs vies. Nous portons l’offre de soins et d’accompagnement du Groupe VYV avec plus de 1700 établissements répartis partout en France au travers d’une variété de métiers. Nous avons plus de 30 000 collaborateurs qui sont mobilisés chaque jour au cœur des territoires pour prendre soin de chacun.
Envie de rejoindre un groupe dynamique à but non lucratif, bien implanté sur son territoire girondin, dont les valeurs essentielles sont la solidarité, la bienveillance et le travail en équipe
Vos missions
L'EHPAD Mutualiste de Pessac recherche un Agent administratif et d'accueil (H/F) en CDI à compter du mois de Mai 2026, dans le cadre d'un départ à la retraite.
Les missions non exhaustives :
Assure un relais de communication en interne et en externe
- Assurer l’accueil au sein de l’établissement : réception et information du public externe et interne
- Apporter un premier niveau de réponse aux demandes et problèmes courants entrant dans leur champ d’intervention
- Recevoir et orienter des appels et messages téléphoniques
- Renseigner, accompagner et orienter les résidents et familles dans les démarches administratives
- Recueillir les demandes diverses des résidents (absences, etc.)
- Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise (reproduire et diffuser des documents...etc.)
- Renseigner les usagers et les visiteurs sur le fonctionnement de l’établissement et sur les modalités d’admission
- Peut être amené à réaliser les visites commerciales de l’établissement
- Assurer la réception et le contrôle des livraisons
Gestion administrative
- Réaliser la facturation mensuelle et frais annexe des résidents en faisant le lien avec les organismes liés (Conseils départementaux…)
- Tenue de la caisse et du coffre de l’établissement
- Actualiser le registre des entrées/sorties des résidents
- Actualiser les documents administratifs en lien avec l’établissement (fiches petit déjeuner, listing résidents…)
- Préparer, mettre en forme les documents et courriers
- Gérer le traitement du courrier destiné aux résidents et à l’établissement (réception, tri)
- Gérer les dossiers d’entrée et de sortie
- Constituer le dossier administratif du résident et en assurer son suivi tout au long du séjour
- Assurer le suivi l’ensemble des documents légaux destinés aux résidents
- Rédiger des documents ou des supports administratifs (compte rendu de réunion, mail, courrier, présentation, note de service, formulaire...)
Gère les fournitures du service et matériel de bureau
- Vérifier le stock du matériel de bureau
- Passer des commandes d'approvisionnement
Un doublon sera réalisé afin de vous familiariser avec le poste d'assurer une passation en douceur.
Expérience souhaitée en établissement médico-social et connaissance des acteurs du secteur de la santé
SAVOIRS
Maîtrise des logiciels courants de bureautique
Outils de suivi d'activité, des tableaux de bord
Techniques de secrétariat et les méthodes de classement et d'archivage
Technique accueil physique et téléphonique
SAVOIRS FAIRE
Trier et organiser le classement de documents et dossiers
Qualités rédactionnelles
Organiser et classer des données, des informations et documents
Travailler en équipe
Prévenir d’une situation et alerter en cas de dysfonctionnement
Savoir identifier et transmettre les urgences
Respecter le secret professionnel/faire preuve de discrétion
SAVOIRS ETRE
Organisation
Disponibilité et écoute
Aisance relationnelle
Discrétion