[SMR - KERPAPE]SECRETAIRE 0.40 UCAAK
Qui sommes-nous ?
VYV³ Bretagne est une union mutualiste qui gère près de 200 établissements et services de soins et d’accompagnement mutualistes de proximité en région.
Elle développe une offre de services innovante et de qualité en réponse aux besoins de l’ensemble de la population locale.
Avec 3 500 collaborateurs exerçant près de 200 métiers différents, VYV³ Bretagne est un acteur majeur de l’Économie Sociale et Solidaire et un partenaire historique des acteurs institutionnels et publics.
Vos missions
Au sein du Centre de Kerpape, nous recherchons un.e Secrétaire en CDI à 40% pour le service UCAAK (Conduite Automobile Adaptée)
Voici les missions de ce poste;
- Réceptionner, analyser et suivre les demandes d’essais de conduite (tri, priorisation, relances, courriers).
- Assurer l’enregistrement administratif et la gestion documentaire des dossiers (HM, Axigate, tableaux de suivi).
- Planifier et coordonner les rendez-vous en lien avec les médecins, moniteurs, ergothérapeutes et disponibilités des véhicules.
- Organiser les convocations et assurer la communication avec les patients.
- Participer à la commission UCAAK et assurer le suivi des décisions.
- Gérer l’accueil téléphonique et les demandes internes/externes.
Contribuer à la vie du service et maintenir ses compétences professionnelles.
Poste à pourvoir dès que possible
Quelques avantages au sein de l'établissement;
· Salaire selon la grille conventionnelle CCN 51 (FEHAP)
· Travail en journée
· RTT, restauration d’entreprise, association sportive interne
· Formation continue et opportunités de recherche
· Environnement de travail agréable en front de mer
Compétences techniques attendues
Capacité à réceptionner, analyser et prioriser des demandes d’essais de conduite, avec suivi rigoureux des relances et des échéances.
Maîtrise de la gestion administrative de dossiers : enregistrement, mise à jour et traçabilité sur logiciels métiers (HM, Axigate) et outils de suivi.
Expérience en planification complexe : coordination des agendas médicaux, paramédicaux et techniques, en intégrant les contraintes de disponibilité des véhicules.
Organisation et envoi des convocations, gestion des échanges avec les patients et les partenaires internes.
Préparation et suivi administratif des dossiers présentés en commission (UCAAK), avec traçabilité des décisions.
Aisance dans l’accueil téléphonique et la gestion de demandes internes et externes.
Compétences organisationnelles
Rigueur méthodologique et sens des priorités.
Capacité à gérer plusieurs flux d’informations simultanément sans perte de fiabilité.
Respect des procédures, des délais et des règles de confidentialité.
Autonomie dans le suivi des dossiers tout en assurant un reporting fiable.
Qualités relationnelles
Communication claire et structurée avec des interlocuteurs variés (médecins, moniteurs, ergothérapeutes, patients).
Diplomatie et professionnalisme dans les échanges, y compris dans des situations sensibles.
Esprit d’équipe et capacité à s’intégrer dans une organisation pluridisciplinaire.
Profil et formation
Formation en secrétariat administratif ou médico-administratif
Une expérience en environnement sanitaire, médico-social ou dans une activité nécessitant une forte coordination est appréciée.